آشنایی با تعریف ویرایش برای افرادی که به هر نحوی با محتوای متنی سروکار دارند، امری ضروری است. دانستن اینکه تعریف ویرایش چیست، کمک می‌کند روند نوشتن و رسیدن به نتیجه نهایی به صورت اصولی طی شود.

ویرایش مقاله عبارت است از:

«بررسی کردن یک متن یا سند کتبی با دقت بالا؛ به منظور اضافه کردن، حذف و ایجاد تغییرات در آن» همچنین هدف کلی از انجام

ویرایش رسیدن به یک کیفیت استاندارد در متن مورد نظر است.

متن‌هایی که امروزه در کتاب‌ها، سایت‌ها، مجلات و سایر رسانه‌ها استفاده می‌شود، باید هیچ‌گونه اشتباه دستوری، زبانی، فنی و نگارشی نداشته باشند.

لازم به ذکر است تنها افرادی می‌توانند در زمینه ویراستاری فعالیت مناسبی داشته باشند که با مطالعه و نوشتن فراوان تسلط زیادی بر روی دستور زبان پیدا کرده‌اند.

همچنین می‌توان گفت متن قبل از ویرایش مقاله  مانند یک ماکت پیش ساخته است که با انجام ویراستاری آن را کامل می‌‌کنیم. برای درک بهتر این که تعریف ویرایش چیست، در ادامه با هم انواع ویرایش و سایر مفاهیم مربوط به این موضوع را بررسی می‌کنیم.

ویرایش مکانیکی و اساسی

تسلط بر روی متن و موضوع آن به ویراستار کمک می‌کند تا در زمان تصحیح خطاها، روند تصمیم گیری درست و پر سرعتی داشته باشد.

همچنین هیچگاه نباید این موضوع را فراموش کرد که هر کلمه در نوشته کارکرد مشخصی دارد.

پس باید به تمامی قسمت‌های متن توجه کرد و مطمئن شد که محتوای خوبی در اختیار مخاطب قرار خواهد گرفت. اما نوع تغییراتی که در زمان ویرایش می‌توان انجام داد، بستگی به درخواست مشتری یا کارفرما دارد.

معمولاً دو نوع ویرایش در چنین حالتی مطرح می‌شود که عبارتند از «ویرایش مکانیکی و ویرایش اساسی»

ویرایش مکانیکی

ویراستار در زمان انجام این نوع ویرایش، صرفا وظیفه دارد که متن را به گونه‌ای اصلاح کند که مطالعه آن برای مخاطب راحت‌تر شود. ویراستار در زمان انجام این کار حق تغییر سبک نوشته یا جزئیات آن را ندارد. ممکن است در مواردی ویرایش مکانیکی را با نام‌های ویرایش صوری یا ظاهری نیز بشناسند.

ویرایش اساسی

ویرایش اساسی یک متن می‌تواند شامل فعالیت‌هایی مانند: «ایجاد هماهنگی بین بخش‌های مختلف متن، حذف توضیحات اضافه، تغییر پاراگراف بندی، اضافه کردن توضیحات جانبی مانند پاورقی و… باشد. هزینه انجام این ویرایش‌ها با توجه به زمانی که برای این کار اختصاص داده می‌شود، می‌تواند متفاوت باشد. نباید این نکته را فراموش کنید که گاهی ویرایش برخی از متون ممکن است به اندازه روند نوشتن آنها طول بکشد. در ضمن ویرایش متن‌های عمومی و تخصصی تفاوت بسیاری دارند. در زمان ویرایش متون تخصصی باید با انجام کارهایی مانند استناد به منبع نوشته، اصلاحات لازم را انجام داد. همین باعث افزایش هزینه‌های مربوط به ویرایش تخصصی نسبت به عمومی می‌شود.